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L'application Docutain dans le test - numérisez et gérez des documents

by 20. Novembre 2020
Qu'il s'agisse de factures, bons de livraison, ordonnances ou autres documents - avec «Docutain», les documents peuvent être numérisés et gérés en un rien de temps, de sorte qu'ils soient facilement disponibles de n'importe où. J'ai examiné de plus près l'application de gestion de documents d'INFOSOFT GmbH basée à Coblence.

Test: docutain

Docutain Best Scanner App 2019

Confidentialité et sécurité

Avant d'installer l'application, je voulais savoir comment Docutain gère les données et les autorisations d'accès requises par l'application.

Docutain est une application "Fabriqué en Allemagne" et vient du INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH basé à Koblenz. L'entreprise est transparente sur le traitement des données.

Toutes les données seront exclusivement local stocké sur l'appareil et peut également être consulté par l'utilisateur avec un Codage fournir. Le cryptage empêche des tiers de lire les documents en texte brut. Si vous chargez les données d'application chiffrées dans le cloud, vous n'avez pas à craindre que des tiers ayant accès au cloud aient également accès aux documents. La clé utilisée pour le cryptage est une clé saisie par l'utilisateur lors de la configuration initiale Mot de passe généré. Ce mot de passe doit être bien mémorisé, car pour que Docutain puisse garantir à l'utilisateur une sécurité maximale, le mot de passe n'est jamais stocké avec Docutain. Il n'y a donc aucun moyen de restaurer le mot de passe s'il est perdu.

Rapports de bogues et statistiques pour l'utilisation de l'application sont enregistrés par le Microsoft App Center. La collecte de telles données d'analyse est courante, mais elle est anonyme et ne contient aucune donnée personnelle.

La autorisations d'accès L'application comprend l'appareil photo, qui est utilisé pour numériser les documents, la mémoire pour stocker les documents numérisés et l'accès Internet, si vous souhaitez transférer des données vers le cloud.

Objectifs et fonctions

Analyse simple et rapide

Docutain promet avec tout type de document se débrouiller. Les exemples d'application sont:

  • Numérisation des factures et des reçus
  • Gestion des contrats de toute nature
  • Analyse et gestion des recettes à partir de journaux ou de captures d'écran
  • Résumé des instructions d'utilisation
  • Numérisation des devoirs et des feuilles de travail

Donc, pour un essai, j'ai attrapé un dossier et numérisé différents types de documents.

Le premier scan a été étonnamment rapide et facile. Tenez l'appareil photo de votre smartphone sur le document, attendez la superposition verte et Docutain fera le reste. dans le mode automatique déclenche l'application avec un alignement parfait sans intervention de l'utilisateur. dans le mode manuel comme son nom l'indique, l'utilisateur doit actionner lui-même le bouton de déverrouillage.

Des conditions d'éclairage idéales ou un arrière-plan à contraste élevé ne sont pas une condition préalable. Dans la plupart des cas, l'analyse a fonctionné sans aucun obstacle. Si la distance par rapport au document est incorrecte, l'application conseille à l'utilisateur de rapprocher la caméra du document. L'affûtage, la coupe et l'alignement se font dans le post-traitement automatique. Bien entendu, il est également possible de réaliser votre propre traitement (découpe, rotation, filtrage).

Administration complète

Les documents numérisés peuvent être envoyés avec Métadonnées fourni (nom, date, mots clés, adresse, montant, pertinence fiscale) et après Types de documents Catégoriser (factures, prescriptions, certificats, etc.).

Semblable à un dossier classique - uniquement numérique - tous les documents stockés dans Docutain peuvent être recherchés à l'aide des métadonnées fournies. Avec l'aide de OCR (reconnaissance de texte) il est même possible de rechercher directement dans le contenu textuel des documents. En outre, les documents peuvent être partagés sous forme de PDF ou d'image (JPG) consultables à partir de l'application.

PDF et cloud

En principe, Docutain enregistre tous les documents dans un format de fichier qui ne peut être ouvert qu'avec Docutain. le Exporter au format PDF peut être activé via les paramètres, mais n'est pas disponible pour les utilisateurs de la version Pro.

Une fonctionnalité pratique pour pouvoir utiliser Docutain sur tous les appareils de n'importe où est le Connexion au cloud. Les fournisseurs de cloud suivants sont pris en charge: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud et ownCloud.

iOS, Android et Windows

Docutain peut être installé sur à peu près n'importe quel appareil. Les utilisateurs Apple iOS et Android peuvent utiliser complètement l'application gratuitement dans l'App Store respectif Télécharger. Heureusement, INFOSOFT n'utilise pas de publicité. Une mise à niveau vers Docutain Pro est possible sous forme d'achat in-app et coûte unique 4,99 €. Docutain Pro propose, entre autres, une numérisation par lots, une fonction de rappel et la possibilité d'importer des fichiers PDF. Voici un aperçu des fonctionnalités Pro:

Fonctions Docutain Pro

En plus de l'application, Docutain est également disponible en Application Windows. Contrairement à la version de l'application, la version de bureau fait partie d'un Période d'essai de 14 jours utilisable gratuitement. Après la phase de test, Docutain Desktop peut être utilisé pour 24,99 € par an / 2,99 € par mois (Affaires: 199,00 € / 19,99 €). Lors de l'achat de la licence de bureau Windows, Docutain Pro est automatiquement activé sur les appareils mobiles.

Protection du climat

Ceux qui utilisent Docutain contribuent également à la protection du climat. En tant que partenaire de Projet de reforestation Tree-Nation Docutain aide à replanter notre planète. Les documents numérisés signifient des arbres qui profitent au projet Tree-Nation.

Docutain - c'est ainsi que nous soutenons la protection du climat avec votre aide

Au moment de cet article, Docutain a déjà été utilisé 14857 arbres contribué au projet! Vous pouvez voir le nombre d'arbres que vous avez vous-même contribué via l'élément de menu «Protection du climat» dans l'application.

Vous pouvez trouver plus d'informations sur la protection climatique Docutain sur: docutain.de/Klimaschutz

résultat du test

évaluation
9.0
10
Conclusion

En conclusion, Docutain est une application de gestion de documents réussie. Avec Docutain, les factures, les reçus, les contrats, les lettres, les cartes de visite et à peu près tout autre document peuvent être numérisés et gérés.

Les documents peuvent être numérisés en un rien de temps. Le processus de numérisation est explicite et dans de rares cas, le post-traitement automatique doit être assisté. La gestion des documents est clairement structurée afin que vous n'ayez pas à rechercher longtemps le document souhaité. Trouver au lieu de chercher est le mot clé ici.

Il convient de noter en particulier le stockage exclusivement local des données, qui peut également être doté d'un cryptage. Cela garantit plus de sécurité et élimine les problèmes de protection des données.

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