Test: docutain
Confidentialité et sécurité
Avant d'installer l'application, je voulais savoir comment Documenter gère les données et les autorisations d'accès requises par l'application.
Docutain est une application "Made in Germany" et provient d'INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH basée à Coblence. L'entreprise est transparente sur le traitement des données.
Toutes les données ne sont enregistrées que localement sur le terminal et peuvent également être cryptées par l'utilisateur. Le cryptage empêche des tiers de lire les documents en texte brut. Si vous chargez les données d'application chiffrées dans le cloud, vous n'avez pas à craindre que des tiers ayant accès au cloud aient également accès aux documents. La clé utilisée pour le cryptage est générée par un mot de passe saisi par l'utilisateur lors de la configuration initiale. Ce mot de passe doit être bien mémorisé, car pour que Docutain puisse garantir à l'utilisateur une sécurité maximale, le mot de passe n'est jamais enregistré avec Docutain. Il n'y a donc aucun moyen de restaurer le mot de passe en cas de perte.
Les rapports d'erreur et les statistiques sur l'utilisation des applications sont stockés via le Microsoft App Center. La collecte de telles données d'analyse est courante, mais elle est anonyme et ne contient aucune donnée personnelle.
Les droits d'accès de l'application incluent la caméra, qui est utilisée pour numériser des documents, la mémoire pour stocker les documents numérisés et l'accès à Internet, si vous souhaitez transférer des données vers le cloud.
Objectifs et fonctions
Analyse simple et rapide
Docutain s'engage à gérer tout type de document. Les exemples d'application sont:
- Numérisation des factures et des reçus
- Gestion des contrats de toute nature
- Analyse et gestion des recettes à partir de journaux ou de captures d'écran
- Résumé des instructions d'utilisation
- Numérisation des devoirs et des feuilles de travail
Donc, pour un essai, j'ai attrapé un dossier et numérisé différents types de documents.
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- Attendez la superposition verte ...
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- post-traiter l'analyse ...
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- enregistrer ou partager au format PDF / JPG.
Le premier scan a été étonnamment rapide et facile. Placez l'appareil photo de votre smartphone sur le document, attendez la superposition verte et Docutain fera le reste. En mode automatique, l'application se déclenche si l'alignement est parfait sans aucune action de la part de l'utilisateur. En mode manuel, comme son nom l'indique, l'utilisateur doit actionner lui-même le bouton de déverrouillage.
Des conditions d'éclairage idéales ou un arrière-plan à contraste élevé ne sont pas une condition préalable. Dans la plupart des cas, l'analyse a fonctionné sans aucun obstacle. Si la distance au document est incorrecte, l'application conseille à l'utilisateur de rapprocher la caméra du document. L'affûtage, la coupe et l'alignement ont lieu dans le post-traitement automatique. Bien entendu, il est également possible de réaliser votre propre traitement (découpe, rotation, filtrage).
Administration complète
Les documents numérisés peuvent être fournis avec des métadonnées (nom, date, mots-clés, adresse, montant, pertinence fiscale) et classés en fonction du type de document (factures, prescriptions, certificats, etc.).
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- Lister les documents récents
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- Recherche complète de documents
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- Reconnaissance de texte OCR
Semblable à un dossier classique - uniquement numérique - tous les documents stockés dans Docutain peuvent être recherchés grâce aux métadonnées fournies. Grâce à l'OCR (reconnaissance de texte), il est même possible de rechercher directement dans le contenu textuel des documents. De plus, les documents peuvent être partagés depuis l'application sous forme de PDF consultable ou sous forme d'image (JPG).
PDF et cloud
En principe, Docutain enregistre tous les documents dans un format de fichier qui ne peut être ouvert qu'avec Docutain. L'export au format PDF peut être activé via les paramètres, mais n'est pas disponible pour les utilisateurs de la version Pro.
La connexion au cloud est une fonctionnalité pratique qui permet à Docutain d'être utilisé sur tous les appareils de n'importe où. Les fournisseurs de cloud suivants sont pris en charge: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud et ownCloud.
iOS, Android et Windows
Docutain peut être installé sur à peu près n'importe quel appareil. Les utilisateurs d'Apple iOS et Android peuvent télécharger l'application gratuitement depuis l'App Store respectif. Heureusement, INFOSOFT n'utilise pas de publicité. Une mise à niveau vers Docutain Pro est possible en tant qu'achat intégré et coûte 4,99 € une fois. Docutain Pro propose, entre autres, une numérisation par lots, une fonction de rappel et la possibilité d'importer des fichiers PDF. Voici un aperçu des fonctionnalités Pro:
En plus de l'application, Docutain est également disponible en tant qu'application Windows. Contrairement à la version de l'application, la version de bureau peut être utilisée gratuitement dans le cadre d'une phase de test de 14 jours. Après la phase de test, il est possible d'acheter Docutain Desktop pour 24,99 € par an / 2,99 € par mois (business: 199,00 € / 19,99 €). Avec l'achat de la licence de bureau Windows, Docutain Pro est automatiquement activé sur les appareils mobiles.
Protection du climat
Ceux qui utilisent Docutain contribuent également à la protection du climat. En tant que partenaire du projet de reforestation Tree-Nation, Docutain participe à la replantation de notre planète. Les documents numérisés signifient des arbres qui profitent au projet Tree-Nation.
Au moment d'écrire ces lignes, Docutain avait déjà contribué 14857 arbres au projet! Vous pouvez voir combien d'arbres vous avez contribué vous-même via l'élément de menu «Protection du climat» dans l'application.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur la protection climatique Docutain sur: docutain.de/protection climatique
En conclusion, Docutain est une application de gestion de documents réussie. Avec Docutain, les factures, les reçus, les contrats, les lettres, les cartes de visite et à peu près tout autre document peuvent être numérisés et gérés.
Les documents peuvent être numérisés en un rien de temps. Le processus de numérisation est explicite et dans de rares cas, le post-traitement automatique doit être assisté. La gestion des documents est clairement structurée afin que vous n'ayez pas à rechercher longtemps le document souhaité. Trouver au lieu de chercher est le mot clé ici.
Il convient de noter en particulier le stockage exclusivement local des données, qui peut également être doté d'un cryptage. Cela garantit plus de sécurité et élimine les problèmes de protection des données.
Hartmut P
22. Mars 2021 20 à: 38
l'application fonctionne bien sur le smartphone, une véritable catastrophe sous Windows 10, plante régulièrement. Le service prend 3 à 5 jours, j'en ai finalement marre.
Hans Jürgen Werner
16. Octobre 2021 09 à: 57
Ce que je n'aime pas c'est
Les champs de la version Pc / Handy sont répertoriés différemment.
Scanné sur le PC doit être rappelé sur le téléphone portable et édité pour qu'il y ait un fichier PDF.
Performance des prix sinon top
Martin
20. Novembre 2021 12 à: 27
Malheureusement, la version Windows ne parvient pas à se connecter à Google Drive car le logiciel est classé comme dangereux. Malheureusement, cela signifie que le concept de système croisé va complètement sous l'eau. Donc au final c'est plus un gadget qu'un vrai DMS.
Edgar
19. Januar 2022 um 13: 11
Ce que j'apprécie vraiment chez Docutain, c'est la simplicité du processus de numérisation. Avec un smartphone, il suffit de prendre une photo du document, de lui donner un titre et le tour est joué. Prend 10 secondes et le document est numérisé. Cependant, afin d'exploiter tous les avantages, vous devez également attribuer des mots-clés, une date de document et le créateur du document. Toutes ces métadonnées peuvent être assignées comme critère de recherche. Si vous entrez systématiquement toutes les métadonnées, vous pouvez trouver un document en quelques secondes. Cela m'a aidé si souvent dans la vie de tous les jours, dans des situations auxquelles je n'aurais jamais pensé auparavant. La recherche dans Docutain est tout simplement fantastique.
L'application Windows fonctionne pour moi sans aucun problème, il n'y a pas de plantage. La synchronisation avec le GMX Cloud se déroule également de manière parfaitement fluide. Cela signifie que vos documents sont toujours disponibles sur tous les appareils et toujours à jour.
Docutain est devenu une partie intégrante de mon quotidien. J'attends avec impatience chaque nouveau document que je peux numériser - sérieusement !
Harry critique
6. Juin 2022 11 à: 25
Sur Windows 10 / Windows 11, le logiciel est un désastre total. C'est un logiciel de jeu et d'artisanat. Si j'ai besoin de quelques minutes pour modifier des données ou même pour supprimer des enregistrements de données parce que le programme se synchronise constamment et en permanence, le programme ne peut pas être utilisé de manière professionnelle. Si des erreurs ne sont remarquées qu'après des mois (!) Et que vous recevez le message que vous travaillez d'arrache-pied pour les corriger, je ne peux penser à rien d'autre. Le fait que le programme puisse être utilisé du tout - même avec des données existantes - après l'expiration de l'abonnement acheté (abonnement annuel) est une autre joue. Je ne peux que mettre en garde chaque utilisateur professionnel contre ce logiciel. Semble être plus destiné à la génération bricoleuse qu'aux utilisateurs professionnels d'un DMS.
Hoericke
5. Septembre 2022 09 à: 26
L'application pour smartphone ne coûte pas 4,99 EUR une fois après la fin de la période d'essai, mais une fois par mois ! Un abonnement annuel coûte 49,99 EUR.
Hans Jürgen
13. Octobre 2022 10 à: 14
L'idée est bonne, le reste est nul. service, qu'est-ce que c'est ?
Ce matin une mise à jour sur le téléphone portable Android, maintenant le programme n'est plus utilisable.
En tant que client, vous vous trompez.
La devise semble être "La seule chose qui vous dérange, c'est le client"
Ralf
27. Août 2023 12 à: 35
... aussi mon expérience - une courte réponse standard, puis - en cas de difficultés supplémentaires - un silence de mort.
Philippe Dostal
8. Mai 2023 16 à: 42
Je suis très mécontent de Docutain. La gamme de fonctions est modeste, le logiciel sujet aux erreurs. L'indexation automatique des scans est insuffisante. Dommage pour le temps que j'ai investi.
Cerf
15. Août 2023 12 à: 49
Je ne peux qu'être d'accord avec les commentaires précédents. Le logiciel ne reconnaît même pas les fichiers PDF en double pour moi. De plus, je ne vois pas si la version Windows est fondamentalement plus développée (voir fonctions et design). Il n'y a aucune indication de cela avant l'expiration de l'abonnement. L'abonnement peut être souscrit en ligne. Mais je n'ai pas découvert le bouton de terminaison nécessaire. Le client doit payer.
Marx
29. Januar 2024 um 10: 55
Je ne peux pas être d'accord avec les commentaires précédents. Je suis très satisfait de l'application, notamment de la qualité de numérisation et de l'étendue des fonctions. J'ai eu une réponse à une demande d'assistance après 2 jours.
La société semble désormais également proposer un SDK pour la numérisation : https://sdk.docutain.com