Test: docutain
Confidentialité et sécurité
Avant d'installer l'application, je voulais savoir comment Documenter gère les données et les autorisations d'accès requises par l'application.
Docutain est une application "Made in Germany" et provient d'INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH basée à Coblence. L'entreprise est transparente sur le traitement des données.
Toutes les données ne sont enregistrées que localement sur le terminal et peuvent également être cryptées par l'utilisateur. Le cryptage empêche des tiers de lire les documents en texte brut. Si vous chargez les données d'application chiffrées dans le cloud, vous n'avez pas à craindre que des tiers ayant accès au cloud aient également accès aux documents. La clé utilisée pour le cryptage est générée par un mot de passe saisi par l'utilisateur lors de la configuration initiale. Ce mot de passe doit être bien mémorisé, car pour que Docutain puisse garantir à l'utilisateur une sécurité maximale, le mot de passe n'est jamais enregistré avec Docutain. Il n'y a donc aucun moyen de restaurer le mot de passe en cas de perte.
Les rapports d'erreur et les statistiques sur l'utilisation des applications sont stockés via le Microsoft App Center. La collecte de telles données d'analyse est courante, mais elle est anonyme et ne contient aucune donnée personnelle.
Les droits d'accès de l'application incluent la caméra, qui est utilisée pour numériser des documents, la mémoire pour stocker les documents numérisés et l'accès à Internet, si vous souhaitez transférer des données vers le cloud.
Objectifs et fonctions
Analyse simple et rapide
Docutain s'engage à gérer tout type de document. Les exemples d'application sont:
- Numérisation des factures et des reçus
- Gestion des contrats de toute nature
- Analyse et gestion des recettes à partir de journaux ou de captures d'écran
- Résumé des instructions d'utilisation
- Numérisation des devoirs et des feuilles de travail
Donc, pour un essai, j'ai attrapé un dossier et numérisé différents types de documents.
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Attendez la superposition verte ...
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post-traiter l'analyse ...
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enregistrer ou partager au format PDF / JPG.
Le premier scan a été étonnamment rapide et facile. Placez l'appareil photo de votre smartphone sur le document, attendez la superposition verte et Docutain fera le reste. En mode automatique, l'application se déclenche si l'alignement est parfait sans aucune action de la part de l'utilisateur. En mode manuel, comme son nom l'indique, l'utilisateur doit actionner lui-même le bouton de déverrouillage.
Des conditions d'éclairage idéales ou un arrière-plan à contraste élevé ne sont pas une condition préalable. Dans la plupart des cas, l'analyse a fonctionné sans aucun obstacle. Si la distance au document est incorrecte, l'application conseille à l'utilisateur de rapprocher la caméra du document. L'affûtage, la coupe et l'alignement ont lieu dans le post-traitement automatique. Bien entendu, il est également possible de réaliser votre propre traitement (découpe, rotation, filtrage).
Administration complète
Les documents numérisés peuvent être fournis avec des métadonnées (nom, date, mots-clés, adresse, montant, pertinence fiscale) et classés en fonction du type de document (factures, prescriptions, certificats, etc.).
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Lister les documents récents
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Recherche complète de documents
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Reconnaissance de texte OCR
Semblable à un dossier classique - uniquement numérique - tous les documents stockés dans Docutain peuvent être recherchés grâce aux métadonnées fournies. Grâce à l'OCR (reconnaissance de texte), il est même possible de rechercher directement dans le contenu textuel des documents. De plus, les documents peuvent être partagés depuis l'application sous forme de PDF consultable ou sous forme d'image (JPG).
PDF et cloud
En principe, Docutain enregistre tous les documents dans un format de fichier qui ne peut être ouvert qu'avec Docutain. L'export au format PDF peut être activé via les paramètres, mais n'est pas disponible pour les utilisateurs de la version Pro.
La connexion au cloud est une fonctionnalité pratique qui permet à Docutain d'être utilisé sur tous les appareils de n'importe où. Les fournisseurs de cloud suivants sont pris en charge: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud et ownCloud.
iOS, Android et Windows
Docutain peut être installé sur à peu près n'importe quel appareil. Les utilisateurs d'Apple iOS et Android peuvent télécharger l'application gratuitement depuis l'App Store respectif. Heureusement, INFOSOFT n'utilise pas de publicité. Une mise à niveau vers Docutain Pro est possible en tant qu'achat intégré et coûte 4,99 € une fois. Docutain Pro propose, entre autres, une numérisation par lots, une fonction de rappel et la possibilité d'importer des fichiers PDF. Voici un aperçu des fonctionnalités Pro:
En plus de l'application, Docutain est également disponible en tant qu'application Windows. Contrairement à la version de l'application, la version de bureau peut être utilisée gratuitement dans le cadre d'une phase de test de 14 jours. Après la phase de test, il est possible d'acheter Docutain Desktop pour 24,99 € par an / 2,99 € par mois (business: 199,00 € / 19,99 €). Avec l'achat de la licence de bureau Windows, Docutain Pro est automatiquement activé sur les appareils mobiles.
Protection du climat
Ceux qui utilisent Docutain contribuent également à la protection du climat. En tant que partenaire du projet de reforestation Tree-Nation, Docutain participe à la replantation de notre planète. Les documents numérisés signifient des arbres qui profitent au projet Tree-Nation.
Au moment d'écrire ces lignes, Docutain avait déjà contribué 14857 arbres au projet! Vous pouvez voir combien d'arbres vous avez contribué vous-même via l'élément de menu «Protection du climat» dans l'application.
Vous pouvez trouver plus d'informations sur la protection climatique Docutain sur: docutain.de/protection climatique